SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
Sistem
:
Sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan.
Elemen
sistem :
Tidak
semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar
adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis
Sistem :
Sistem
Lingkaran Terbuka,sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan
tujuan.
Sistem
Lingkaran Tertutup, sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol
dan tujuan.
Sifat
Sistem :
1.Sistem
terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2.Sistem
Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem
Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem
Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi)
untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus
Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer
terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan
aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang
kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus
Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk
mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh
para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus
diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus
Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam
menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS,
yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus
Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan
OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui
penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus
Potensial Pada Konsultasi
Saat
ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi
masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram
untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Definisi
SIA :
Suatu
komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan
yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik
SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1.SIA
melakasanakan tugas yang diperlukan
2.Berpegang
pada prosedur yang relatif standar
3.Menangani
data rinci
4.Berfokus
historis
5.Menyediakan
informasi pemecahan minimal
Perbedaan
SIA dan SIM :
•SIA
mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan
informasi keuangan sedang
•SIM
mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan
semua tipe informasi
2
komponen SIA
-
Spesialis Informasi
-
Akuntan
Contoh
SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian
pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran
produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa
perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.
Bagian
SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan
dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah
diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian
pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan
merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari
contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis
modern yaitu :
1.Pentingnya
komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu
keputusan.
2.Peranan
SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk
mengambil keputusan.
Informasi
Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
-informasi
akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan
kepada pihak extern.
-Informasi
Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan.
Didalam
Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan
pengendalian perusahaan, yaitu :
1.Sistem
Akuntansi Biaya
2.Sistem
Budgeting
Sistem
Akuntansi Biaya
-Digunakan
untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas
pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
-Adalah
proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong
manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur
yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1.Analisa
Perilaku
2.Metode
kuantitatif
3.Komputer
Analisa
Perilaku
Setiap
sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya
kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang
terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan
tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana
memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain
itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi
yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan
diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior)
para pengambil keputusan.
Metode
Kuantitatif
Dalam
menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk
meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada
beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan
rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada
akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Sistem Informasi
Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem
informasi akuntansi berbasis komputer adalah sistem informasi yang menggunakan
teknologi komputer dalam mengelola data atau transaksi perusahaan menjadi suatu
informasi yang tepat, akurat, dan relevan dalam pengambilan keputusan.
Pemrosesan
data secara manual sudah tidak relevan lagi bagi perusahaan yang memiliki
tingkat volume transaksinya tinggi dan rumit. Pencatatan secara manual sudah
tidak mampu melakukan back up kesalahan-kesalahan atau
penyimpangan-penyimpangan yang sering terjadi dalam perusahaan. Akibatnya
informasi yang dihasilkan tidak akurat lagi dalam pengambilan keputusan.
Komputer
menjadi pilihan utama perusahaan dalam menangani kekompleksan dan kerumitan
data atau transaksi perusahaan. Walaupun
komputer hanya memanipulasi bit atau digit tetapi kemampuan sistem informasi
semakin meningkat. Tentu saja kemampuan
tersebut diimbangi dengan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk
memperolehnya.
Perbedaan
sistem komputer dan manual hanya pada proses pengolahan data input menjadi
output. Pada sistem informasi akuntansi basis komputer data diolah oleh
komputer yang biasa disebut sebagai pengolahan data elektronik.
Ada
dua kemungkinan yang bisa terjadi dalam pencatatan data yang akan menentukan
langkah-langkah selanjutnya atau pemrosesan data dalam komputer, yaitu:
a.
pencatatan data hampir sama dengan sistem manual, yaitu digunakan bukti-bukti transaksi
lalu diolah oleh komputer sesuai dengan format yang telah diprogramkan. Siklus
pemrosesan data dapat dilihat pada gambar berikut:
b.
Pencatatan data dilakukan secara langsung ke dalam komputer dengan menggunakan
terminal. Hal ini dapat dilihat pada gambar:
Teknologi
sistem informasi terdiri dari beberapa aspek-aspek dasar sistem komputerisasi.
Aspek-aspek dasar koputerisasi adalah hardware, software dan personel dalam
perusahaan yang secara prinsip harus ada. Ketiga aspek dasar tersebut akan dijelaskan
seperti di bawah ini:
A).
Perangkat keras (Hardware). Perangkat keras adalah seluruh komponen peralatan
yang membentuk sistem informasi, dan peralatan lainnya yang memungkinkan
fungsinya. Adapun komponen perangkat keras adalah:
Input
unit untuk menerima data masukan
Central
Processing Unit (CPU) yang merupakan bagian intern komputer untuk menjalankan
instruksi-instruksi yang diberikan oleh program-program komputer.
Array
Processor merupakan processor yang terpisah yang dapat ditambhakan pada
processor utamanya.
Main
Memory merupakan tempay penyimpanan program dan data yang disebut juga
electronic filing cabinet dalam sistem komputer.
External
Storage, yaitu storage yang menyimpan data diluar main storage dalam waktu yang
relatif lama dan biasanya dapat menampung data dalam jumlah yang besar.
Peripheral
merupakan perangkat tambahan yang berguna untuk menambah kegunaan komputer.
B).
Perangkat Lunak (Software). Perangkat lunak adalah sekumpulan
instruksi-instruksi tertentu (program) yang dibuat oleh manusia untuk
mengaktifkan fungsi dari perangkat keras komputer. Perangkat lunak ini dapat
dikategorikan dalam tiga bagian, yaitu:
Sistem
Operasi (Operating System). Sistem operasi merupakan program yang ditulis untuk
mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan dari sistem komputer.
Perangkat
Lunak Bahasa (Language Software) yaitu program yang digunakan untuk
menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa program atau
bahasa tingkat tinggi (high level language) ke dalam bahasa mesin (machine
language), agar dapat dimengerti komputer.
Perangkat
Lunak (Application Software) dibuat khusus untuk menyelesaikan suatu masalah
tertentu, misalnya excel.
Dalam
organisasi data, pengolahan data berbasis komputer dapat dilakukan melalui dua pendekatan
tradisional dan pendekatan database.
Pendekatan
tradisional berhubungan dengan manajemen data dimana sumber data dikumpulkan
dalam file-file yang terpisah dan tidak berhubungan satu dengan yang lainnya.
Biasanya tiap file dirancang untuk aplikasi tertentu. pendekatan database,
dapat ditinjau dari beberapa sudut pandang. Bagian kredit dapat memandangnya
sebagai data piutang, bagian penjualan dapat memandangnya sebagai data
karyawan, dan sebagainya. Semuanya terintegrasi dalam suatu data umum.
Database
merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
yang tersimpan diperangkat keras komputer. Untuk memanipulasinya digunakan
perangkat lunak. Sampai dengan pembentukan suatu database, data mempunyai
jenjang mulai dari karakter, data item atau field, record, file, dan akhirnya
menjadi database. Jenjang data ini dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Karakter
merupakan bagian data terkecil yang dapat merupakan numerik, huruf atau
karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data/field. Field
menggambarkan syatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data
seperti nama, alamat, dan lain-lain
Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Tunai
1.1.
Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Sistem
Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa
siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai
dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.
Dalam
hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan
prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit,
pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung
pengambilan keputusan mengenai penjualan.
1.2.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Penjualan
tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung
dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai.
Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan
mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir.
1.3.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan
kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak
langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang
dilakukan pembayaran secara angsuran.
PEMBAHASAN
2.1.
Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit
2.1.1.
Penjualan Tunai
Adapun
dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :
a.
Faktur penjualan tunai (FPT)
Faktur
ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu:
lembar
1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran
barang kepada kassa,
lembar
2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah
penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai
slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas
barang, dan
lembar
3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai
arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi
kejanggalan transaksi penjualan.
b.
Pita Register kas
Dokumen
yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa
setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas
barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur
tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.
2.1.2.
Penjualan Kredit
Menurut
Mulyadi (2001:214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah
:
1.
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen
ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan
spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.
Tembusan
dokumen ini berupa :
a.
Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen
ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit.
b.
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen
ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa
ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
c.
Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen
ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan
angkutan umum.
d.
Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen
ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di
perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
e.
Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen
ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang
untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum
didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk
mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
2.
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen
ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan
menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah
menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan
bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini
kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi.
Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat
laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
3.
Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan
tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama
pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan
mengenai status pesanannya.
4.
Faktur Penjualan dan Tembusannya
Faktur
penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat
timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh
fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan
dokumen ini berupa :
a.
Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen
ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan
ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
b.
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen
ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi
akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
c.
Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen
ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi
akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat
dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi
wiraniaga.
d.
Tembusan wiraniaga (Sales person Copy)
Dokumen
ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa
order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga
memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
5.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi
harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk
menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi
tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu
persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu
tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian
dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
6.
Bukti Memorial
Bukti
memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.2.
Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit
2.2.1.
Penjualan Tunai
Adapun
yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai
berikut :
a.
Bagian Order Penjualan
Fungsi
ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di
bagian kassa.
b.
Bagian Kassa
Funsi
ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.
c.
Bagian Pembungkus
Funsi
ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur
yang telah dilunasi.
d.
Bagian Akuntansi
Fungsi
ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau
jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang
secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.
2.2.2.
Penjualan Kredit
Adapun
yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit berdasarkan
pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan
penjualan kredit meliputi :
a.
Bagian Penjualan
Menerima
order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan
jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi
yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual,
nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan
lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)
b.
Departemen Kredit
Bagian
kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan
memberikan
persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke
departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.
c.Gudang
Bagian
gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang
dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran
barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan
barang
ke
departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan
d.
Departemen Pengiriman
Bagian
pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan
untuk memastikan kebenaran pesanan.
Petugas
pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of
Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai
berikut :
1.
Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
2.
Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat
jalan
ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah
dilaksanakan.
3.
Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan
dokumen
tagihan bongkar muat barang.
e.
Departemen Penagihan
Bagian
penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan
kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan
pengiriman
barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan
surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar
dari order penjualan ke bagian piutang.
f.
Departemen Akuntansi
Bagian
piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order
penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan
pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku
rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga
pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan
Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi
informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.
Mulyadi
(2001:232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order
penjualan, laporan pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan
penagihan, dan laporan pencatatan penjualan.
2.3.
Pencatatan dalam transaksi penjualan Tunai dan Kredit
Jurnal
pada saat terjadi Penjualan Tunai :
Cash
xxx
Sales
xxx
Jurnal
pada saat terjadi penjualan kredit :
Cash
xxx
Account
Receivable xxx
2.4.
Prosedur dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit
Prosedur
merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan..
Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara
seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical
operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
2.4.1.
Prosedur Penjualan Tunai
Adapun
prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut :
a.
Prosedur order penjualan
Dalam
proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order
dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan
didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke
bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri
sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur.
b.
Prosedur penerimaan kas
Penerimaan
kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan
tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan
mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan
ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali
kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman
barang.
c.
Prosedur penyerahan barang
Proses
penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan
tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantiítas yang sebenarnya
sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian
pengiriman
d.
Prosedur pencatatan kas
Pencatatan
kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan
kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register
kas dari bagian pengiriman barang.
2.4.2.
Prosedur Penjualan Kredit
Adapun
yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai
berikut :
a.
Proses penjualan
Proses
penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan
kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk
surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian
akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang
berkaitan dengan masalah penjualan.
b.
Proses Kredit
Fungsi
dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang
mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan.
Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan
potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai
dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari
pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan
disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi.
c.
Proses Penagihan
Faktur,
memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan
kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman
atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke
rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S. Hopwood:312).
d.
Proses Pengeluaran Barang dari Gudang
Salinan
surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya
pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan
kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan
sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas
menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan
bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang
akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di
gudang sebagai catatan transaksi.
e.
Proses Pengiriman Barang
Pengiriman
barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman
menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang).
Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen
pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim
dan pengangkut.
f.
Proses Update Persediaan
Dalam
hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen
pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian
akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan,
dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan
disimpan.
g.
Proses Piutang Dagang
Bagian
yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh
departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku
besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah
proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan
buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan mengirimkannya
ke buku besar umum (general ledger).
h.
Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger)
Pengendalian
persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan
terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar
umum telah menerima voucher jornal dari departemen penagihan.
2.5.
Pengendalian internal atas Penjualan Tunai dan Kredit
Dalam
hal penjualan tunai hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi adanya
kecurangan yang rentan dilakukan oleh pegawai sebaiknya dilakukan pemisahan
tugas antara orang yang mengelola penjualan dengan yang mengelola kas sementara
(kassa) seharusnya tidak dikelola oleh satu orang saja untuk menghindari adanya
penggelapan dana yang akan dilakukan oleh kassa secara mudah. Selain itu pita
cash register juga akan Sangat berperan besar dalam hal penanggulangan
penggelapan dana yang dilakukan oleh kassa dengan cara mengeluarkan cash
register sebagai bukti pembayaran yang dilakukukan oleh pelanggan, karena
pelanggan dapat mengecek kesesuaian jumlah yang harus dibayar dengan jumlah
pembyaran yang akan diserahkan kepada kassa.
Pengendalian
internal dalam penjualan kredit dapat dilakukan dengan cara pencatatan
penjualan yang didukung oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan
yang telah disetujui untuk menghindari adanya penjualan fiktif.
Selain
itu adanya otorisasi kredit atas transaksi penjualan yang sah dalam untuk
setiap prosedur persetujuan kredit sebelum pengiriman, otorisasi pengiriman
barang, dan otorisasi penentuan harga dan syarat-syarat penjualan, pengangkutan
dan potongan secara jelas.
KESIMPULAN
1.
Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan
langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang
tunai. Sementara Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak
diterima sekaligus (secara berangsur-angsur).
2.
Prosedur dalam penjualan tunai antara lain prosedur order penjualan, penerimaan
kas, penyerahan barang, dan pencatatan kas. Sementara prosedur dalam penjualan
kredit diantaranya Proses penjualan, Proses Kredit, Proses Penagihan, Proses
Pengeluaran Barang dari Gudang, Proses Pengiriman Barang, Proses Update
Persediaan, Proses Piutang Dagang, dan Proses Pencatatan Buku besar Umum
(General Ledger.
3.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai diantaranya bagian order
penjualan, bagian kassa, bagian pembungkus dan bagian akuntansi, dan dalam
penjualan kredit fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah bagian penjualan
departemen kredit, fungsi gudang, departemen pengiriman, departemen penagihan,
dan departemen Akuntansi.
4.
Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah faktur penjualan
tunai, dan pita register kas. Sementara dokumen yang digunakan dalam transaksi
penjualan kredit diantaranya yaitu faktur penjualan, surat order pengiriman dan
tembusannya, rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP), dan bukti memorial.
Daftar
pustaka :